Personvernerklæring

1Om personvernerklæringen

Vi behandler personopplysninger når du besøker nettstedet vårt, kontakter oss, ber om tilbud eller befaring, kjøper produkter og tjenester, eller følger opp en leveranse. Denne erklæringen forklarer hvilke opplysninger vi behandler, hvorfor vi gjør det, hvem de eventuelt deles med, og hvilke rettigheter du har.

Erklæringen gjelder også henvendelser om montasje, service, garanti og reklamasjon, samt kontakt med våre medarbeidere i salgs- og kundebehandlingskanaler.

2Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig er Uteromsgruppen AS, organisasjonsnummer 917 019 932, Idrettsvegen 93, 5353 Straume.

3Hvilke opplysninger vi behandler

Avhengig av ditt forhold til oss kan vi behandle:

• Kontaktopplysninger: navn, telefonnummer, e-postadresse, bosteds- og leveringsadresse og eventuell arbeidsplass eller rolle hos en bedriftskunde.
• Salgs- og prosjektopplysninger: forespørsler, tilbud, avtaler, produktvalg, prosjektadresse, mål, tegninger, tekniske beskrivelser, ordre- og leveringsinformasjon.
• Dokumentasjon: bilder fra befaring og montasje, overtakelsesprotokoller, servicehistorikk, reklamasjonsopplysninger, korrespondanse og vurderinger knyttet til oppdraget.
• Økonomiopplysninger: fakturainformasjon, betalingsstatus og opplysninger som er nødvendige for regnskap og betalingsoppfølging.
• Nettstedsopplysninger: IP-adresse, nettleser-/enhetsinformasjon, bruk av nettstedet og valg om informasjonskapsler.
• Søknadsopplysninger ved rekruttering: søknad, CV, kvalifikasjoner og opplysninger fra oppgitte referanser.

Opplysninger kommer normalt fra deg, men kan i en prosjektsak også bli mottatt fra for eksempel entreprenør, arkitekt, montør eller en person som opptrer på dine vegne.

4Hvorfor vi behandler opplysningene

4.1 Henvendelser, befaring og tilbud

Vi bruker nødvendige kontakt- og prosjektopplysninger til å besvare spørsmål, avtale møter eller befaringer, gjennomføre oppmåling og utarbeide tilbud. Behandlingen bygger på GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b når du har bedt om tiltak før en mulig avtale. Oppfølging av andre henvendelser og kontaktpersoner hos bedriftskunder kan bygge på vår berettigede interesse etter bokstav f.

4.2 Bestilling, prosjektering og levering

Ved kjøp behandler vi opplysninger som er nødvendige for prosjektering, produksjon, bestilling av varer, levering, montasje, byggeledelse, fakturering og overtakelse. Grunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b når behandlingen er nødvendig for avtalen med deg, og bokstav f for relevant administrasjon og kontakt med representanter for bedriftskunder.

4.3 Kundeservice, service og reklamasjoner

Vi benytter kunde- og prosjektopplysninger, bilder, korrespondanse og servicehistorikk for å besvare henvendelser, undersøke avvik og følge opp garantier, reklamasjoner og eventuelle rettskrav. Behandlingen bygger på avtalen (bokstav b), konkret lovpålagte plikter (bokstav c) eller vår berettigede interesse i forsvarlig saksbehandling og dokumentasjon (bokstav f), avhengig av formålet.

4.4 Bilder og annen prosjektdokumentasjon

Ved befaring, montasje, overtakelse og service kan vi ta og bruke bilder, tegninger og beskrivelser for å planlegge, kvalitetssikre og dokumentere arbeidet. Vi begrenser dokumentasjonen til det som er relevant. Grunnlaget er avtale eller berettiget interesse, jf. artikkel 6 nr. 1 bokstav b eller f. Dersom bilder eller omtaler identifiserer personer og ønskes brukt i markedsføring, innhenter vi normalt særskilt samtykke.

4.5 Fakturering og regnskap

Vi behandler nødvendige opplysninger for fakturering, betalingsoppfølging, regnskapsføring og oppfyllelse av lovpålagte plikter. Grunnlaget er artikkel 6 nr. 1 bokstav b og c.

4.6 Markedsføring og nyhetsbrev

Vi kan sende informasjon om produkter, tilbud og inspirasjon når du har samtykket, eller når lovens vilkår for markedsføring i et eksisterende kundeforhold er oppfylt. Behandlingsgrunnlaget etter GDPR er artikkel 6 nr. 1 bokstav a (samtykke) eller, når vilkårene er oppfylt, bokstav f (berettiget interesse). Reglene i markedsføringsloven § 15 gjelder i tillegg. Du kan når som helst melde deg av eller protestere mot direkte markedsføring.

Med ditt samtykke kan opplysninger om bruk av nettstedet benyttes til statistikk eller tilpasset annonsering på digitale plattformer.

4.7 Kvalitet, forbedring og sikkerhet

Vi kan benytte opplysninger til å forbedre kundeservice, leveranseprosesser og produkter, for eksempel ved å analysere tilbakevendende servicebehov. Vi bruker anonymiserte eller samlede opplysninger der dette er tilstrekkelig. Nødvendig behandling av personopplysninger, samt sikkerhetslogger for å beskytte våre løsninger, kan bygge på vår berettigede interesse etter artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

4.8 Rekruttering

Når du søker jobb hos oss, behandler vi søknad, CV og relevante opplysninger for å vurdere kandidater og gjennomføre rekruttering. Grunnlaget er artikkel 6 nr. 1 bokstav b for tiltak før en eventuell arbeidsavtale og, når det er relevant, bokstav f. Oppbevaring utover den konkrete rekrutteringen krever eget behandlingsgrunnlag.

5Bruk av kunstig intelligens (AI)

Vi kan bruke løsninger med kunstig intelligens som støtte i salg, kundeservice, administrasjon, prosjektarbeid og oppfølging av service- og reklamasjonssaker. Slike verktøy kan blant annet hjelpe oss med å strukturere informasjon, oppsummere henvendelser og dokumenter, søke i relevant materiale, analysere opplysninger og utarbeide forslag til tekst eller svar.

I den grad en oppgave krever det, kan relevante kunde- og prosjektopplysninger inngå i behandlingen. Vi skal begrense opplysningene til det som er nødvendig for formålet og vurdere sikkerhet, personvern og leverandørvilkår ved bruk av ulike AI-løsninger.

Behandlingsgrunnlaget følger formålet med den aktuelle oppgaven, eksempelvis avtale etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b eller berettiget interesse etter bokstav f. Der en AI-leverandør behandler opplysninger på våre vegne, skal dette reguleres gjennom relevante avtaler, instrukser og nødvendige sikkerhetstiltak.

AI er et støtteverktøy. Eventuelle avgjørelser med rettsvirkning eller tilsvarende betydelig virkning for enkeltpersoner skal ikke treffes utelukkende automatisk uten at vilkårene i personvernregelverket er oppfylt.

6Informasjonskapsler og analyse av nettstedet

Vi bruker nødvendige informasjonskapsler og lignende teknologi for at nettstedet skal fungere og være sikkert. Med ditt samtykke kan vi også bruke slike teknologier til statistikk, forbedring av brukeropplevelsen og markedsføring.

Du kan velge og senere endre eller trekke tilbake samtykke gjennom nettstedets innstillinger for informasjonskapsler. Den aktuelle cookieoversikten gir nærmere informasjon om teknologi, mottakere, formål og lagringstid.

For lagring eller tilgang på enheten som ikke omfattes av lovens unntak, innhenter vi samtykke i samsvar med ekomloven § 3-15 og personvernforordningen.

7Deling av opplysninger og leverandører

Vi kan dele nødvendige personopplysninger med montører og underentreprenører, transportører, produsenter og produktleverandører, blant annet for å kunne gjennomføre levering, montasje, service og reklamasjoner.

Vi benytter også digitale løsninger for kundebehandling og CRM, ordre- og prosjektstyring, dokumenthåndtering, kommunikasjon, regnskap, nettsider, markedsføring og AI-støtte. Leverandører av slike løsninger kan behandle opplysninger når det er nødvendig for tjenestene.

Vi kan i tillegg dele opplysninger med regnskapsfører, revisor, juridiske rådgivere eller offentlige myndigheter når det er nødvendig eller lovpålagt. Eksterne leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne, skal være underlagt databehandleravtale der dette kreves. Enkelte mottakere kan være selvstendige behandlingsansvarlige. Vi begrenser delingen til det som er relevant for formålet.

8Overføring utenfor EU/EØS

Der digitale tjenester innebærer overføring av personopplysninger utenfor EU/EØS, skal dette skje på gyldig grunnlag etter GDPR kapittel V, med nødvendige sikkerhetstiltak.

Du kan kontakte oss for nærmere informasjon om aktuelle overføringer og hvilke garantier som brukes.

9Lagring og sletting

Vi lagrer personopplysninger bare så lenge det er nødvendig for formålet, eller når lovpålagte plikter eller behovet for å håndtere rettskrav gir grunnlag for videre lagring.

Regnskapsmateriale oppbevares som hovedregel i fem år etter regnskapsårets slutt. Prosjektregnskap med tilhørende dokumentasjon som omfattes av særreglene for bygge- og anleggsvirksomhet, oppbevares i ti år etter regnskapsårets slutt.

Kunde- og prosjektdokumentasjon oppbevares så lenge det er nødvendig for gjennomføring, service, garanti, reklamasjon og eventuelle rettskrav. Tilbud som ikke fører til avtale, og andre henvendelser, slettes eller anonymiseres når videre oppfølging og dokumentasjon ikke lenger er nødvendig.

Opplysninger knyttet til markedsføring behandles bare så lenge det finnes gyldig grunnlag. Etter avmelding kan vi beholde nødvendige reservasjonsopplysninger for å unngå nye utsendelser. Søknadsopplysninger slettes når rekrutteringsformålet er avsluttet og ytterligere oppbevaring ikke har et lovlig grunnlag.

10Informasjonssikkerhet

Vi benytter tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, tap, endring og misbruk. Tilgangen begrenses ut fra tjenstlig behov, og vi stiller relevante krav til leverandører som behandler opplysninger for oss.

11Dine rettigheter

Du har etter personvernregelverket rett til innsyn og retting, og i nærmere bestemte tilfeller sletting, begrensning av behandling og dataportabilitet. Du kan protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse, og du kan alltid protestere mot direkte markedsføring. Når vi behandler opplysninger på grunnlag av samtykke, kan du når som helst trekke samtykket tilbake.

Rettighetene kan være begrenset der vi har lovpålagt oppbevaringsplikt eller et annet gyldig grunnlag for behandlingen. Ta kontakt på e-postadressen under punkt 2. Vi svarer uten ugrunnet opphold og normalt senest innen én måned. Ved rimelig tvil om identiteten kan vi be om nødvendige tilleggsopplysninger.

12Klage og endringer

Hvis du mener at vi behandler opplysningene dine i strid med regelverket, kan du kontakte oss. Du kan også klage til Datatilsynet, www.datatilsynet.no.

Vi oppdaterer denne erklæringen når det er nødvendig, for eksempel ved endringer i tjenester, rutiner eller regelverk. Gjeldende versjon publiseres på nettstedet med dato for siste oppdatering. Ved vesentlige endringer informerer vi særskilt når dette er påkrevd.